ACUERDO DEL PLENO DEL TRIBUNAL ELECTORAL DEL PODER JUDICIAL DEL ESTADO DE JALISCO, QUE ESTABLECE LAS BASES Y CRITERIOS GENERALES POR LOS QUE SE REGIRAN LAS COMISIONES DE GOBIERNO Y ADMINISTRACION Y LA DE ADQUISICIONES.

 CONSIDERANDO:

BASES Y CRITERIOS GENERALES POR LOS QUE SE REGIRAN

LAS COMISIONES DE GOBIERNO Y ADMINISTRACION

Y LA DE ADQUISICIONES

 TITULO PRIMERO

DE LA COMISION DE GOBIERNO Y ADMINISTRACION

 CAPITULO UNICO

INTEGRACION, ATRIBUCIONES Y FUNCIONAMIENTO

ART. 2.- La Comisión estará integrada por tres Magistrados Propietarios electos por el Pleno, quienes desempeñarán su encargo por el término de un año, contado a partir de la fecha de su elección. El domicilio de la Comisión será el mismo del Tribunal Electoral.

ART. 3.- La Comisión es un órgano auxiliar del Pleno con facultades para asesorar, analizar, opinar, orientar y proponer dictamen en su caso, en relación con las siguientes atribuciones:

II. Proponer al Pleno del Tribunal, para su aprobación los proyectos de reglas y medidas interiores que optimicen el mejor funcionamiento de los instrumentos y procedimientos de control del ejercicio presupuestal, y del avance de los programas en las diferentes áreas;

III. Proponer al Pleno del Tribunal la realización de auditor ías internas y externas, sobre los órganos y dependencias administrativas del Tribunal Electoral que manejen fondos, bienes y valores, debiendo darse éstas cuando menos una vez al año;

IV. Vigilar que el ejercicio del presupuesto de egresos del Tribunal Electoral se apegue a las normas, leyes y reglamentos aplicables, así como a los acuerdos y disposiciones plenarias correspondientes;

V. Efectuar la vigilancia de toda clase de subvenciones y subsidios que llegaren a ser otorgados a este Tribunal, para el estricto cumplimiento de las condiciones establecidas;

VI. Revisar las nóminas, recibos y documentos de pago que elabore y expida este Tribunal conforme al presupuesto de egresos correspondiente sin interrumpir las labores administrativas;

VII. Verificar que en la contabilidad de este Tribunal se haya cumplido con los aspectos siguientes:

a) Que en los registros correspondientes haya quedado identificada cada operación, acto o actividad y sus características, de tal forma que puedan determinarse las contribuciones y tasas, y hayan quedado relacionadas con la documentación comprobatoria;

b) Que igualmente en los registros correspondientes se haya identificado la inversión o inversiones realizados por este Tribunal, su descripción, fecha de adquisición del bien o de efectuada la operación y el monto original, y se hayan relacionado con la documentación comprobatoria;

 c) Que cada operación, acto o actividad haya quedado relacionada con los asientos de la cuenta de mayor correspondiente, de tal manera que aparezcan en los saldos respectivos;

d)  Que los estados de posición financiera se encuentren relacionados con las cuentas de cada operación contable;

 e)  Que en los registros correspondientes de la contabilidad también hayan quedado identificadas las cuentas canceladas, cuando esto haya sucedido;

f)  Que los asientos en las cuentas de activo, de registro d e bienes propiedad del Tribunal, coincidan con los inventarios físicos sobre los mismos;

g) Que los estados de la cuenta o cuentas bancarias se hayan conciliado con todas y cada una de las operaciones, actos o actividades, sufragados con cargo a dichas cuentas; y

h) Que cada operación, acto o actividad se haya registrado dentro del mes de su realización;

 VIII. Verificar que las normas y procedimientos de auditoría sean observados en las demás áreas;

 IX. Constatar que se lleve el control y vigilancia de las inversiones, fondos o depósitos del Tribunal, mediante la verificación de las cotizaciones que se acuerden por el Pleno;

 X. Vigilar que se lleven los inventarios de los bienes muebles adquiridos por el Tribunal y de aquellos que se reciben en comodato, así como los que sean propiedad privada de los servidores públicos de este órgano jurisdiccional que obren dentro de las instalaciones del mismo;

 XI. Examinar y presentar al Pleno dictamen anual una vez terminado el ejercicio contable, respecto a lo relativo al buen ejercicio de presupuesto de egresos autorizado para el Tribunal;

 XII. Presentar al Pleno dentro del mes siguiente del ejercicio anual, un dictamen sobre el análisis y resultado de los  informes que haya rendido la Presidencia del Tribunal Electoral, respecto del ejercicio del presupuesto de egresos;

 XIII. Rendir semestralmente los informes al Pleno sobre el resultado del ejercicio de las facultades, concedidas en el presente numeral;

 XIV. Ejecutar los acuerdos que en materia de su competencia apruebe el Pleno del Tribunal;

 XV. Proponer al Pleno del Tribunal las consultas que estime pertinente para que resuelva lo conducente; y

 XVI. Las demás que le sean conferidas por el Pleno del Tribunal.

 ART. 4.- Para cumplimiento de sus atribuciones, funciones y objetivos, la Comisión tendrá la estructura siguiente:

 I. Será coordinada  por el  Presidente del Tribunal;

 II. Dos Magistrados propietarios más, electos por el Pleno; y

 III. Un Secretario Técnico que asistirá a las Sesiones de la Comisión, sólo con voz pero sin voto, y que será el que designe el Pleno.

 ART. 5.- Los cargos en la Comisión son de ejercicio obligatorio y no causarán remuneración extra alguna. Los gastos que se generen con motivo de las funciones realizadas por la Comisión serán a cargo del Tribunal Electoral.

 ART. 6.- Las Sesiones se realizarán cuando se tengan asuntos que tratar mediante convocatoria que haga el Magistrado Propietario coordinador o a petición de cualesquiera de los integrantes de la Comisión. Para que haya quórum será necesario que estén presentes la totalidad de sus integrantes y sus acuerdos se tomarán por mayoría simple de votos.

 ART. 7.- El coordinador de la Comisión tendrá las facultades siguientes:

 I. Convocar a las Sesiones;

 II. Proponer el orden del día de las Sesiones;

 III. Coordinar y conducir el buen desarrollo de las Sesiones;

 IV. Autorizar en forma colegiada junto con el Secretario Técnico las actas de Sesiones aprobadas por sus integrantes;

 V. Motivar y fundar los acuerdos y decisiones de la Comisión con los criterios de legalidad, eficacia, transparencia, imparcialidad y honradez; y

 VI. Promover que las acciones y resoluciones de la Comisión contribuyan al cumplimiento eficaz de los programas, prioridades, actividades, metas y objetivos del Tribunal Electoral.

 ART. 8.- Las funciones del Secretario Técnico serán las siguientes:

 I. Recibir los casos o asuntos que se sometan a la consideración y resolución de la Comisión y listarlos en el orden del día de la Sesión más próxima e inmediata a celebrarse;

 II. Auxiliar al coordinador en la elaboración de la  propuesta del orden del día de los casos y asuntos que se sometan a la consideración y resolución de la Comisión;

 III. Elaborar y notificar a los miembros de la Comisión de manera formal y oportuna, con un mínimo de veinticuatro horas de anticipación, la convocatoria a las Sesiones de la Comisión, anexando copia de la documentación relacionada con los asuntos a tratar;

 IV. Recabar y condensar la información completa de los asuntos que serán ventilados en la Sesión de que se trate;

 V. Concurrir a la Sesión de turno con los expedientes debidamente integrados de los asuntos contemplados en el orden del día;

 VI. Elaborar y requisar la documentación que dé cuenta de los trabajos, acciones y acuerdos de la Comisión, orden del día, acta de la Sesión e informes debiendo firmar todas éstas;

 VII. Efectuar el seguimiento de las acciones y acuerdos de la Comisión y mantener informado al Coordinador hasta su cabal y estricto cumplimiento; y

 VIII. Las demás que le determinen otras normas o le asigne el Coordinador de la Comisión.

TITULO SEGUNDO

DE LA COMISION DE ADQUISICIONES

 CAPITULO I

INTEGRACION Y ATRIBUCIONES DE LA COMISION

DE ADQUISICIONES

 ART. 10.- La Comisión de Adquisiciones es un órgano colegiado de auxilio y vigilancia creada por el Pleno del Tribunal Electoral del Poder Judicial del Estado de Jalisco, que tiene por finalidad intervenir en el control, consulta, asesoría, análisis, opinión, orientación y dictaminación, como instancia administrativa, en el procedimiento de adquisición y enajenación de bienes muebles e inmuebles, arrendamiento y contratación de servicios.

 ART. 11.- La Comisión estará integrada  por tres Magistrados electos por el Pleno, entre los cuales se elegirá un coordinador. Este cargo lo desempeñará por el término de un año, contado a partir de la fecha de su elección. El domicilio de la Comisión será el mismo del Tribunal Electoral.

 ART. 12.- La Comisión tendrá las siguientes atribuciones:

 I. Llevar la organización  y coordinación  del sistema de control y evaluación  de la acción administrativa en materia de adquisiciones del Tribunal;

 II. Dictaminar sobre las mejores condiciones de calidad, servicio, precio, pago y tiempo de entrega, ofertadas por los proveedores, con motivo de las solicitudes de adquisición de bienes muebles, enajenación, arrendamiento y contratación de servicios;

 III. Allegar al Presidente del Tribunal la información de las condiciones que rigen en el mercado sobre la adquisición de bienes muebles e inmuebles, requeridos por las Salas y por las áreas administrativas, para fortalecer los elementos y criterios de asignación de los pedidos y contratos;

 IV. Sugerir al Presidente del Tribunal la adjudicación de las órdenes de compra a favor de proveedores de la Entidad, cuando la calidad, servicio y precio de sus productos o servicios se encuentren en igualdad o mejores condiciones de las ofertadas por otros que no lo sean;

 V. Invitar a participar en sus Sesiones a  técnicos expertos que por su especialidad coadyuven al mejor conocimiento del asunto y dictaminen cuando así se juzgue pertinente por  acuerdo de sus integrantes;

 VI. Proponer las bases sobre las cuales habrá de convocarse a licitación pública y concursos, para la adquisición, enajenación y arrendamiento de bienes y contratación de servicios que sean requeridos por el Tribunal Electoral;

 VII. Proponer al Pleno del Tribunal las consultas que estime pertinente para que resuelva lo conducente;

 VIII. Presentar mensualmente al Pleno un informe sobre las adquisiciones, que haya autorizado;

 IX. Formar el padrón de proveedores del Tribunal Electoral  y mantenerlo permanentemente actualizado, solicitando y  verificando la documentación que estime pertinente, respecto a su existencia legal, domicilio, capacidad instalada y económica, representación legal, solvencia moral y antecedentes comerciales; y

 X. Las demás que le sean conferidas por el Pleno del Tribunal.

  ART. 13.- Para el cumplimiento de sus atribuciones, funciones y objetivos, la Comisión tendrá la estructura siguiente:

 I. Tres Magistrados Propietarios con derecho a voz y voto propuestos y electos por el Pleno del Tribunal Electoral;

 II. Un Secretario Técnico Ejecutivo que asistirá a las Sesiones de la Comisión con derecho a voz, que será el designado por el Pleno del Tribunal Electoral; y 

III. La Comisión será coordinada por un Magistrado.

 ART. 14.- Los cargos en la Comisión son de ejercicio obligatorio y no causarán remuneración extra alguna. Los gastos que se generen con motivo de las funciones realizadas por la Comisión serán a cargo del Tribunal.

 ART. 15.- Para que sesione la Comisión, será necesario que estén presentes la totalidad de sus Magistrados integrantes y sus resoluciones se tomarán por mayoría simple de votos. Las Sesiones se realizarán cuando se tengan asuntos que tratar, mediante convocatoria que haga  el Magistrado coordinador o a petición de cualesquiera de los integrantes de la Comisión.

 ART. 16.- El coordinador de la Comisión tendrá las facultades siguientes:

 I. Convocar a las Sesiones;

 II. Proponer el orden del día de las Sesiones;

 III. Coordinar y conducir el buen desarrollo de las Sesiones;

 IV. Autorizar en forma colegiada junto con el Secretario Técnico, las actas de Sesiones aprobadas por sus integrantes;

 V. Vigilar que los dictámenes que emita la Comisión estén motivados y fundamentados con los criterios de economía, eficacia, transparencia, imparcialidad y honradez, que deben aplicarse en el ejercicio de la función de adquisiciones y enajenaciones;

 VI. Promover que las acciones de la Comisión contribuyan al cumplimiento eficaz de los programas, prioridades, actividades, metas y objetivos del Tribunal Electoral;

 VII. Procurar que las acciones de la Comisión obtengan a favor del Tribunal Electoral, las mejores condiciones de calidad, servicio, previo, condiciones de pago y oportunidad en el abastecimiento;

 VIII. Formular las invitaciones que haya acordado la Comisión para el mejor desahogo de las Sesiones;

 IX. Vigilar el seguimiento de las acciones y dictámenes de la Comisión y mantener informado al Presidente del Tribunal hasta su cabal y estricto cumplimiento; y

 X. Las demás que le otorgue el Pleno del Tribunal Electoral.

 ART. 17.- Las funciones del Secretario Técnico serán las siguientes:

 I. Recibir los casos o asuntos que se sometan a la consideración y resolución de la Comisión y listarlos en el orden del día de la Sesión más próxima e inmediata a su recepción;

 II. Auxiliar al coordinador en la elaboración de la propuesta del orden del día sobre  los casos y asuntos que se sometan a la consideración y resolución de la Comisión;

 III. Elaborar y notificar a los miembros de la Comisión de manera formal y oportuna, con un mínimo de veinticuatro horas de anticipación, la convocatoria a las Sesiones de la Comisión, anexando copia de la documentación relacionada con los asuntos a tratar;

 IV. Recabar, clasificar  y condensar la información completa de los asuntos que serán ventilados en la Sesión de que se trate;

 V. Concurrir a las Sesiones con los expedientes de los asuntos contemplados en la orden del día debidamente integrados;

 VI. Elaborar y requisar la documentación que dé cuenta de los trabajos, acciones y dictámenes de la Comisión, acta de la Sesión e informes, y firmar  todas las actuaciones;

 VII. Efectuar el seguimiento de las acciones y dictámenes de la Comisión y mantener informado al Coordinador hasta su cabal y estricto cumplimiento;

 VIII. Coadyuvar, con la Comisión, para dar cumplimiento con lo establecido en la fracción IX del artículo 12 del presente acuerdo;

 IX. Elaborar el acta de Sesión y los informes de actividades; y

 X. Las demás que le encomienden el Coordinador de la Comisión.

CAPITULO II

DE LOS SISTEMAS DE ADJUDICACION

 ART. 18.- Salvo disposición legal en contrario, las adquisiciones de bienes y servicios que requiera el Tribunal, se realizarán por conducto de la Dirección de Administración, Recursos Humanos, Materiales y Servicios Generales o de quien haga sus veces, previa autorización de la Presidencia, dictamen de la Comisión de adquisiciones o aprobación del Pleno en su caso, mediante los procedimientos que a continuación se señalan:

 I. Por adjudicación directa;

 II. Por invitación de cuando menos tres proveedores;

 III. Por concurso; y

 IV. Por licitación pública.

 ART. 19.- Las adquisiciones de bienes, arrendamiento y contratación de servicios que requiera el Tribunal, cuyo valor total sea inferior a $6,000.00 (Seis mil pesos 00/100 M.N.), incluyendo impuestos, podrán ser adquiridos por adjudicación directa e inmediata, previa autorización del Presidente de este Organo Jurisdiccional. Este monto podrá variar mediante autorización del Pleno del Tribunal.

 ART. 20.- Las adquisiciones de bienes, arrendamiento y contratación de servicios, que supere el monto establecido en el artículo precedente y hasta por la cantidad de $49,999.99 (Cuarenta y nueve mil novecientos noventa y nueve pesos 00/100 M.N.), serán realizadas por Presidencia previo dictamen de la Comisión de Adquisiciones, mediante el sistema de invitación a cuando menos tres proveedores.

 Por montos totales a partir de $50,000.00 (Cincuenta mil pesos 00/100 M.N.), y hasta $99,999.00 (Novecientos noventa y nueve mil novecientos noventa y nueve pesos 00/100 M.N.), serán mediante el sistema de concurso.

 Finalmente por montos a partir de $100,000.00 (Cien mil pesos 00/100 M.N.), se hará  mediante licitación pública.

 Cuando se trate de concurso o de licitación pública, el Pleno del Tribunal Electoral autorizará la publicación de la convocatoria, la cual contendrá las bases para su tramitación.

 ART. 21.- Las adquisiciones de bienes y servicios referidas a un solo proveedor y respecto de bienes que constituyan unidades completas, no podrán fragmentarse para eludir los topes establecidos en este acuerdo y en el Presupuesto de Egresos del propio Tribunal.

 ART. 22.- Cuando las adquisiciones de bienes muebles, arrendamientos y prestación de servicios se concursen y/o liciten por los sistemas previstos en las  fracciones III y IV del artículo 18 de este acuerdo plenario, las posturas o proposiciones se presentarán en sobre cerrado, el que será abierto en presencia de todos los integrantes de la Comisión de Adquisiciones, a fin de asegurar la confidencialidad de la información y la transparencia del procedimiento.

 En todo caso y atendiendo a las condiciones económicas que prevalezcan en el país y a las necesidades del Tribunal, éste podrá modificar los montos de las adquisiciones de bienes, arrendamientos y contratación de servicios, que deban de ser adquiridos por alguno de los procedimientos señalados en este manual.

 ART. 23.- Para satisfacer los requerimientos de bienes muebles, la Comisión de adquisición deberá:

 I. Establecer las características, calidad y funcionalidad de los bienes muebles solicitados y su destino;

 II. Revisar el inventario general de bienes muebles propiedad del Tribunal Electoral, para determinar la existencia de muebles disponibles o en su defecto la necesidad de adquirir otros; y

 III. Autorizar y controlar que la adquisición de los bienes muebles de que se trate, sea efectuada con ejercicio a la partida presupuestal autorizada.

 ART. 24.- Cuando exista la necesidad de adquirir algún bien inmueble, previamente a la presentación de la solicitud de autorización por parte de la Comisión, el Presidente del Tribunal deberá solicitar el dictamen de dos peritos de elevado reconocimiento profesional en la materia, sobre los aspectos siguientes: estructura y elementos de construcción, coeficiente sísmico, capacidad de carga por centímetro cuadrado, edad y deméritos constructivos, asimismo sobre su funcionalidad en razón del uso y destino que se le dará, avalúo y entorno urbanístico del mismo.

 ART. 25.- Cuando existan varios proveedores de bienes o de servicios, sujetos a los procedimientos previstos en las fracciones  II y III del artículo 18 de este acuerdo plenario, la elección se hará a favor de quien ofrezca las mejores condiciones de contratación. La Comisión elaborará un dictamen que será sometido a discusión y en su caso aprobación del Pleno.

 ART. 26.- Los contratos para la adquisición de bienes muebles, en arrendamiento o la prestación de servicios, se celebrará con aquellos proveedores inscritos en el padrón respectivo del Tribunal Electoral, cuyo registro se encuentre vigente.

 Las solicitudes para poder ser inscritos en el padrón de proveedores podrán presentarse a la Comisión por cualquier interesado, la que verificará si aquéllas reúnen los requisitos y en su caso, aprobará el registro.

 ART. 27.- Los proveedores serán responsables en los términos del pedido o contrato y conforme a la legislación aplicable, por los defectos, vicios ocultos o falta de calidad de los bienes y por cualquier otro incumplimiento en que incurran.

   CAPITULO III

DE LAS EXCEPCIONES AL SISTEMA DE ADJUDICACION

 ART. 28.- Las adquisiciones, arrendamiento y contratación de servicios, cualquiera que sea su monto, podrán autorizarse mediante adjudicación directa, sin necesidad de licitación pública, concurso o invitación en los siguientes casos:

 I. Cuando resulte imposible la celebración; y

 II. Cuando se trate de urgencias por accidentes o acontecimientos  imprevistos.

 En estos casos, el Presidente autorizará el gasto correspondiente, haciendo constar en acuerdo los motivos de urgencia y dará cuenta al Pleno en la Sesión inmediata sobre la justificación del gasto realizado.

CAPITULO IV

DE LAS PROHIBICIONES PARA SER PROVEEDOR DEL TRIBUNAL

ART. 29.- No podrán ser proveedores del Tribunal:

 I. Los servidores públicos  del Tribunal Electoral, sus cónyuges, concubinas, o concubinarios, parientes civiles y consanguíneos en línea directa, colateral o por afinidad dentro del cuarto grado;

 II. Aquellas empresas en las que participe alguna de las personas mencionadas en el inciso anterior, ya sea como accionista, administrador, gerente, apoderado o comisario;

 III. Las personas físicas o jurídicas que se encuentren en mora, por causas imputables a ellas, respecto de compromisos que hayan asumido con el Tribunal; y

 IV. Las demás que por cualquier otra causa se encuentren impedidas para ello por prohibición de este manual o de otras disposiciones aplicables.

 Cuando no exista en el mercado policitación de bienes y servicios y sólo se oferte por uno solo de los sujetos previstos en este artículo, previo dictamen que presente la Comisión, el Pleno lo analizará y evaluará resolviendo lo conducente.

  CAPITULO V

DE LAS PARTIDAS PRESUPUESTALES

  ART. 30.- Toda erogación autorizada deberá estar respaldada por la respectiva partida presupuestal.

 CAPITULO VI

DE LAS GARANTIAS

 ART. 31.- Las personas físicas o jurídicas a quienes se les haya adjudicado contrato para suministrar bienes o servicios, deberán garantizar la seriedad de las ofertas por escrito. La Comisión establecerá los casos y montos en que los proveedores, deberán de exhibir fianza, la cual, será cancelada una vez cumplidos en todos sus términos los compromisos.

 CAPITULO VII

DE LAS REQUISICIONES

 ART. 32.- Cualquier solicitud de bienes y servicios que requiera el Tribunal, deberá de hacerse por escrito, en los formatos que para tal efecto diseñe la Dirección de Administración, Recursos Humanos, Materiales y Servicios generales.

 ART. 33.- Las requisiciones deberán de estar suscritas por el Presidente de la Sala correspondiente, Magistrado Propietario o Director del área respectiva,  que requiera del bien o servicio de que se trate. Se harán llegar al Director de administración, quien obligadamente dará cuenta al Presidente del Tribunal Electoral, para que conforme a las partidas autorizadas, de ser procedente, se turne a la Comisión de Adquisiciones.

TITULO TERCERO

DISPOSICIONES GENERALES

 CAPITULO UNICO

 ART. 34.- Los actos u omisiones que se realicen en contravención de las disposiciones de este acuerdo, serán de la exclusiva responsabilidad de quienes los realicen, quienes quedarán sujetos a las responsabilidades y procedimiento que establezca la Ley aplicable.

 ART. 35.- Los casos no previsto en este ordenamiento serán resueltos por el Pleno del Tribunal, previo dictamen presentado por la Comisión que corresponda.

 TRANSITORIOS

Artículo Primero.- Publíquese este acuerdo en los estrados del Tribunal Electoral; y en el Boletín Judicial del Poder Judicial del Estado.  

Artículo Segundo.- Este acuerdo entrará en vigor al día siguiente de su publicación.

Así lo acordaron por mayoría de 9 votos a favor y dos en contra correspondientes a los Magistrados Carlos González Durán y Javier Prieto Aguilar y lo firman en Sesión Plenaria Ordinaria de fecha 26 de abril de mil novecientos noventa y nueve, los Magistrados propietarios integrantes del Tribunal Electoral del Poder Judicial del Estado de Jalisco, por y ante el Secretario General de Acuerdos que autoriza y da fe. 

Organigrama de la Sala Permanente - Instituto